Urząd Miejski w Radomiu Procedura zgłaszania wewnętrznego przypadków naruszeń prawa oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń w Urzędzie Miejskim w Radomiu - Zgłoszenie wewnętrzne naruszeń prawa

„Procedura zgłoszeń wewnętrznych o naruszeniach prawa i podejmowania działań następczych w Urzędzie Miejskim w Radomiu”

Podstawa prawna:

1. Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dz. Urz. UE L 305 z 26.11.2019, str. 17).

2. Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (t.j. Dz. U. z 2024 r., poz. 928).

3. Zarządzenie Nr 359/2024 Prezydenta Miasta Radomia z dnia 17 września 2024 r. w sprawie: wdrożenia „Procedury zgłoszeń wewnętrznych o  naruszeniach prawa i podejmowania działań następczych w Urzędzie Miejskim w Radomiu”.

4. Zarządzenie Nr 378/2024 Prezydenta Miasta Radomia z dnia 25 września 2024 r. w sprawie: powołania Zespołu ds. Rozpatrywania Zgłoszeń oraz ustalenia Ramowego Regulaminu prac Zespołu.

Przedmiot zgłoszenia:

1. Procedura i jej postanowienia mają zastosowanie do zgłoszeń naruszeń prawa jakimi są działania lub zaniechania niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące zakresu:
   1. korupcji;
   2. zamówień publicznych;
   3. usług, produktów i rynków finansowych;
   4. przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
   5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
   6. bezpieczeństwa transportu;
   7. ochrony środowiska;
   8. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
   9. bezpieczeństwa żywności i pasz;
   10. zdrowia i dobrostanu zwierząt;
   11. zdrowia publicznego;
   12. ochrony konsumentów;
   13. ochrony prywatności i danych osobowych;
   14. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
   15. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
   16. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
   17. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące
       w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane
       z dziedzinami wskazanymi w pkt 1.1-1.16.

Kto może dokonać zgłoszenia:

Osoby uprawnione do dokonania Zgłoszenia to w szczególności:

- Pracownicy i Współpracownicy oraz byli Pracownicy i Współpracownicy Urzędu Miejskiego w Radomiu;

- osoby działające w imieniu i na rzecz Urzędu Miejskiego w Radomiu;

- wszelkie inne osoby w jakikolwiek sposób powiązane z Urzędem Miejskim
w Radomiu w szczególności: osoby pomagające w dokonaniu Zgłoszenia Naruszenia, praktykanci, stażyści lub kandydaci do zatrudnienia (jeśli informacje dotyczące Naruszenia pozyskali w trakcie procesu rekrutacji lub innych procesów poprzedzających nawiązanie stosunku zatrudnienia).

Sposób dokonania zgłoszenia:

1. Zgłoszenia Naruszenia mogą być przekazywane za pomocą:
   1. dedykowanej skrzynki mailowej obsługiwanych zgłoszeń tj. na adres email: sygnalista@gminaradom.pl, do którego należy załączyć pobrany i wypełniony Formularz zgłoszenia naruszenia

Wzór Formularza zgłoszenia naruszenia stanowi Załącznik nr 2 do Procedury zgłoszeń wewnętrznych o naruszeniach prawa i podejmowania działań następczych w Urzędzie Miejskim w Radomiu przyjętej Zarządzeniem Nr 359/2024 Prezydenta Miasta Radomia z dnia 17 września 2024 r.

1. 2. wypełnionego Formularza zgłoszenia naruszenia, o którym mowa w ppkt 1.1 i złożenie bezpośrednio  Osobie odpowiedzialnej za odbieranie Zgłoszeń.

Osobą odpowiedzialną za odbieranie zgłoszeń -  jest osoba upoważniona w ramach struktury organizacyjnej Urzędu Miejskiego w Radomiu -  Pani Renata Mikulska – Kierownik Biura Kontroli oraz Pani Katarzyna Płuciennik-Warchoł – Starszy inspektor w Wieloosobowym stanowisku ds. skarg, wniosków, petycji i kontroli wewnętrznej w Biurze Kontroli Urzędu Miejskiego w Radomiu.

2. Zgłoszenie Naruszenia powinno zawierać jasne i wyczerpujące wyjaśnienie przedmiotu Zgłoszenia oraz powinno zawierać przynajmniej następujące informacje:
   1. datę oraz miejsce zaistnienia Naruszenia lub datę i miejsce pozyskania informacji o Naruszeniu,
   2. opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia Naruszenia,
   3. wskazanie podmiotu, którego dotyczy Zgłoszenie Naruszenia,
   4. wskazanie ewentualnych świadków Naruszenia,
   5. wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje Zgłaszający, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania Naruszenia.
3. Zgłaszający zobowiązany jest do traktowania posiadanych przez niego informacji dotyczących podejrzenia Naruszenia jako tajemnicy i powstrzymania się od publicznych rozmów o zgłaszanych podejrzeniach Naruszenia, chyba że osoba ta jest zobowiązana do takiego działania przepisami prawa.
4. Urząd Miejski w Radomiu nie przyjmuje zgłoszeń dokonywanych anonimowo.

Sygnalista:

Status Sygnalisty uzyskuje każdy Zgłaszający, chyba że Wstępna analiza Zgłoszenia daje podstawy do przyjęcia, iż Zgłaszający w sposób oczywisty działał w złej wierze (domniemanie dobrej wiary). W złej wierze pozostaje Zgłaszający, który działa w celu sprzecznym z prawem lub zasadami współżycia społecznego.

Decyzję o nadaniu statusu Sygnalisty podejmuje Koordynator ds. obsługi Zgłoszeń.

Koordynatorem ds. Obsługi Zgłoszeń jest Pan Rafał Górski – Sekretarz Miasta.

Sygnaliście przysługuje pełna ochrona przed działaniami represyjnymi, dyskryminacją oraz innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania. Szczegóły dotyczące ochrony Sygnalisty znajdują się w Załączniku nr 3 do „Procedury zgłoszeń wewnętrznych
o naruszeniach prawa i podejmowania działań następczych w Urzędzie Miejskim
w Radomiu” przyjętej Zarządzeniem Nr 359/2024 Prezydenta Miasta Radomia z dnia 17 września 2024 r.

Odpowiedzialność Sygnalisty:

W przypadku ustalenia w toku Postępowania Wyjaśniającego, iż w Zgłoszeniu Naruszenia świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę, Zgłaszający będący Pracownikiem, może zostać pociągnięty do odpowiedzialności porządkowej określonej
w przepisach Kodeksu pracy. Zachowanie takie może być również zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i jako takie skutkować rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia, grzywną, karą ograniczenia lub pozbawiania wolności do lat 2

W przypadku Zgłaszającego, świadczącego na rzecz Urzędu Miejskiego w Radomiu usługi lub dostarczającego towary, na podstawie umowy cywilnoprawnej, ustalenie dokonania fałszywego Zgłoszenia Naruszenia skutkować może rozwiązaniem tejże umowy i definitywnym zakończeniem współpracy pomiędzy stronami, grzywną, karą ograniczenia lub pozbawiania wolności do lat 2

Niezależnie od skutków wskazanych powyżej, Zgłaszający świadomie dokonujący fałszywego Zgłoszenia Naruszenia może zostać pociągnięty do odpowiedzialności odszkodowawczej, w przypadku wystąpienia szkody w związku z fałszywym Zgłoszeniem.

Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez sygnalistę, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od sygnalisty, który dokonywał takiego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.

Opłaty:

Złożenie i rozpatrzenie zgłoszenia jest wolne od opłat.

Termin udzielenia odpowiedzi na zgłoszenie:

Rozpatrzenie Zgłoszenia Naruszenia następuje, w okresie nie dłuższym niż 3 miesiące od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub w przypadku nieprzekazania potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia, chyba, że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który zostaje przekazana informacja o sposobie rozwiązania sprawy pod warunkiem możliwości zebrania w tym czasie przez podmiot rozpatrujący niezbędnych dokumentów i dowodów.